비즈니스 문서의 경우 패턴의 수는 많지 않다. 그때 그때의 경우에 따라 맞추어 생각해내는 것이 아니라 결정되어 있는 형식을 이용해서 요점을 빠르고, 정확하고, 확실하게 상대방에게 전달될 수 있도록 하는 것이 포인트라고 말할 수 있다.

  문장은 가로쓰기와 세로쓰기가 있지만, 내용은 실질적으로 변화하지 않고 또 세로쓰기는 거의 없고 대부분 가로쓰기로 되어 있고 또 그렇게 작성하는 것이 주류를 이루기 때문에 가로쓰기에 관하여 설명하기로 한다.

1. 문서의 구성

  문서는 여러 가지 부분으로 성립된다.

  필요불가결의 구성부분을 크게 나누어 보면 다음과 같다.

  ① 언제⇒발신 연월일

  ② 누가 발신했는가⇒발신자명

  ③ 누구에게 보내는 것인가⇒수신자명

  ④ 문서작성의 목적은 무엇인가⇒본문

  본문은 모두부(글의 첫머리)와 주요부, 결미부로 나눌 수 있다. 본문에는 이외에 형식적으로 첫머리의 문장과 끝부분의 문장에 인사차림의 말(삼가 아룁니다 또는 삼가 올립니다 등)과 끝맺음말이 포함된다. 또한 거기에 덧붙여 문서의 목적에 관하여 내용을 확실히 하기 위하여 중요사항에 대하여는 주요부에 쓰지 않고 하기 또는 별기(별첨)라고 하여 나타내는 경우가 많다.

  이렇게 함으로써 발신자는 수신자의 기분을 상하지 않게 하여 소기의 목적을 전달할 수 있고, 수신자는 그 내용을 쉽게 파악 이해할 수 있게 된다. 이외에 첨부되어 있는 서류나 도면을 그리는 경우도 있다.

●비즈니스 문서패턴

(1) 문서번호

  문서번호는 기호와 번호로 나누어진다.

  기호는 a, b, c… 가, 나, 다… 등이 있지만 조직명칭의 1～2 문자를 따서 명기한다. 예를들면 총무과 취급문서라고 하면「총제1234호」라고도 하고「총발 No. 011」라고도 한다.

  번호는 발신순에 따라 연번을 이용하고 있지만 연도의 2자를 따서「02--123호」라고도 하고,「02 제10호」라고도 하는 데에 따라 정리될 수 있다. 한편, 문서번호는 생략하는 경우도 많다. 발신자, 날짜, 건명을 나누면 구태여 번호를 붙이지 않아도 대부분의 용건은 충분하기 때문이다.

(2) 날 짜

  날짜에 대하여는 특별히 설명할 것은 없지만 문서작성 때 기입하지 않는 경우가 많다. 날짜를 생략해버리면 여러 가지로 지장이 있다. 특히, 중요한 문서로 그 날짜로써 성립의 다툼이 있는 경우는 더욱더 중요하므로 날짜를 명확하게 기재하여야 한다. 기산일을 문제로 하는 규정이 있어 날짜는 특히 중요하다. 날짜의 기재요령은 아래 예문과 같다.

(3) 발신자

  발신자의 기재요령은 다음의 예문과 같이 하고 발신자가 회사 등인 때에는 먼저 소속되어 있는 법인명을 쓰고, 그 다음에 조직?담당과 성명을 쓰고 날인을 한다.

  날인의 방법에는 직인과 개인인이 있다. 양쪽 모두 찍는 경우가 있지만 조직에 소속되어 있는 직위에서 발한 것이 있으면 직인을 찍는 것이 보통이다. 그러나 직인이 없는 경우에는 개인인으로 찍으면 된다.

  비즈니스 문서의 경우 인을 생략하는 경우도 많다. 발신자의 조직과 직위만 쓰고 개인인을 찍는 일의 예도 가끔 눈에 띈다.

  또는 담당사무 취급자를 “(  )”를 사용하여 표시할 때에는 그 업무의 원활을 위한 담당자의 연락처를 명시하는 일이 되고, 사무취급에도 원활을 꾀할 수 있다.

  이때 취급자 인과 회사 인을 찍는 경우에는 그 균형을 맞추어 기재한 후 날인하는 것이 타당하다.

(4) 수신자

1) 주소?회사(법인)?조직담당?성명

  수신자가 회사 등의 법인일 때 회사명과 조직, 담당을 쓰고 연결하여 이름을 쓴다. 주소까지 쓰는 예는 적지만 기록에 남길 경우에는 주소를 쓰는 것이 좋다.

  담당만을 쓰고 성명을 생략하는 경우도 있지만 같은 조직 안에 동 직위의 관리직이 복수로 있는 경우도 있어서 성명은 반드시 기재하여야 한다.

2) 존칭의 말 등

  직위에 대하여 문서를 낼 경우에는「전(殿)」을 많이 사용하고 있으나, 시말서와 같은 문서에 관하여는 느낌상으로「전」은 사용하기 어렵고「양(樣)」을 사용하고 있다. 이에 대하여는 특별한 규칙은 없으나 문서의 목적과 내용에 맞추어서 사용하면 좋다.

  각위라고 하는 것은 편리한 용어로 많은 사람들에게 보낼 경우로 수신자를 특정하지 않을 때 사용한다. 즉,「○○회원 여러분」과 같은 경우를 들 수 있다. 이때 여러분은 어느 한 사람을 특정하지 않고, 관련 회원이면 누구나 그 대상(수신자)이 될 수 있다.

(5) 본 문

  본문에 관한 각 항목의 포인트

1) 표제(건명)

  내용을 바로 알 수 있도록 표제를 붙인다. 표제에 이어서 괄호 안에 내용의 종류를 부기하면 한층 문서의 목적과 성질이 분명하게 된다.

  괄호 안에 부기하는 예

●본문의 구성도

2) 관사와 모두부(기어, 전문)

  ① 관사⇒문장의 첫머리 인사말을 기재

  ② 모두부⇒그 시기, 즉 계절과 그 때에 맞는 인사말을 기재(예, 신록의 계절 등)

  이는 비즈니스 문서이기 때문에 이에 대해서는 그다지 신경써서 기재할 필요는 없으나 상대의 인격을 존중하는 차원에서 경어를 사용하여 정중하게 쓰는 것이 좋다.

3) 주요부

  주요부의 기재방법에는 문장의 종류에 따라서 다르다. 특히, 요점에 관하여는 문장이 종료했을 때「하기」나「별첨」등을 종료 후에 하단에 기재하여 표현하는 일이 많다. 이는 요점이 확실하게 상대방에게 전달되지 않을 정도로 복잡, 난해한 문장이거나 진기한 것을 과시하는 듯한 문장은 호감이 가지 않기 때문이다.

  목적을 확실하게 한 문장을 생각하는 일이 비즈니스 문서를 작성하는 포인트라고 생각할 수 있다. 실질을 중요시하고 특히 주목받고 싶은 곳은「……」을 붙이거나 여러 가지 배려를 해주면 좋다.

  주요부의 내용구성은 6하원칙을 활용하여 작성할 수 있도록 하면 좋다.

4) 결미부와 결사

  ?결미부

  ① 주요부에 따라 다른 것

  통상  안내……*안내

        통지……  통지

        보고……  보고

        조회……  조회

        의뢰……  의뢰

        회답……  회답

        답장……  답장의 경우에는 올립니다.

  ② 주요부에 따라 다르지 않는 것

  잘 부탁드립니다.

  배려해 주시도록 부탁드립니다.

  때가 때인 만큼 자애하시기를 빕니다.

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