문서작성의 일반요령

1. 문장의 표현기법

문장은 어떻게 작성하느냐에 따라 그 결과에 엄청난 차이가 있을 수도 있다.

그러면 문장은 어떻게 작성하여야 하는가? 먼저 유의할 점은 그 문서로 상대(수신자)의 기분을 상하게 해서는 안 된다. 그러기 위하여는 적절한 경어를 사용하여 상대의 인격을 존중하여야 한다. 이는 아무리 좋은 내용이라도 상대(수신자)의 인격을 존중하지 않는 문구를 사용하면 내용이 좋다고 이를 수락하거나 긍정적으로 검토할 사람은 없을 것이기 때문이다.

그러므로 문장이 다소 미흡하더라도 상대를 존중하는 문장이 오히려 효과적이라는 사실을 염두에 두고 문장을 작성하되, 누구나 쉽게 이해할 수 있고, 간결하며, 명확하고, 정확하게 작성하여야 한다. 이때 주의할 점은 내용의 중복을 피하고 주요내용을 빠짐없이 기재하되 너무 과격한 용어나 어려운 문구는 피하여야 한다.

2. 문서의 작성요령

  ① 서 식⇒서식은 법령에 따라 서식이 결정되어 있는 것과 법령에 따라 서식이 결정되어 있지 않은 것 및 내부법칙에 따라 결정되어 있는 것과 내부법칙에 따라 결정되어 있지 않은 것 등 다양하게 존재하고 있다.

  서식이 법령이나 내부법칙에 따라 결정되어 있으면 그에 따라 작성하고, 결정되어 있지 않으면 각 원칙에 따라 작성하면 된다. 

  ② 문 체⇒서식의 작성시 어떠한 문체를 사용하느냐? 이는 대체로 다음에 주의하여 기재하면 된다. 즉, 문체는 구어체로「…입니다」또는「…습니다」를 기준으로 한다. 단, 계약서류나 내부문서에는「…로 있다」를 기준으로 하는 것이 있고, 표현을 부드럽게 할 때에는「…것이라 한다」를 사용한다.

  ③ 한자의 병용⇒한자는 원칙으로 당용한자(현재 쓰이는)를 사용하는데 때로는 상용한자도 사용한다. 한자와 한글의 사용방법은 상대에게 읽기 편하도록 배려하여 균형을 생각하면서 사용한다.

  ④ 숫 자⇒아라비아 숫자를 사용(1, 2, 3,…)하되, 단 一齊, 一般, 第三者 등과 같이 용어로서 의미를 갖는 것은 아라비아 숫자를 사용하지 않는다.

  ⑤ 기 호⇒기호를 사용할 때에는 사전에 몇 단계의 기호가 들어가는가를 생각하고 이에 맞추어 사전에 기호의 크기를 정하고 그 순서에 맞게 배열?기재한다.

  통상 다음과 같은 형태에 따라 그 크기를 정하고 있다.

  1, 2, 3,…

    (1), (2), (3), …

      1), 2), 3),…

        ①, ②, ③,…

          가, 나, 다,… 또는 ㄱ, ㄴ, ㄷ,…

  이외에 다음의 기호가 사용되고 있다.

  로마문자

  Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ,…

    ⅰ, ⅱ, ⅲ,…

  알파벳

  A, B, C,…

    a, b, c,…

  교재 이외에는 좀처럼 사용되지 않지만 編(편), 章(장), 節(절), 款(관), 目(목)이 사용되는 경우도 있다.

  그러나 특수한 기호나 상대가 알아볼 수 없는 기호 등은 사용하지 않는 것이 타당하다.

3. 문서의 사본을 만드는 법

  ① 발신부를 작성하고 다음의 항목을 기재한다.

    ?발신번호

    ?날짜(연월일)

    ?수신자(회사명, 담당명, 개인명)

    ?발신자

    ?건 명

    ?비고(등기우편, 속달, 동봉서류 등등)

  ② 발신문서의 복사본을 작성해서 그것을 가지고 발신부로 바꾼다.